Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция

Электронное актирование в ЕИС — это формирование и утверждение документов о приемке товара, работ или услуг с использованием функционала Единой информационной системы.

Скачать схему полной приемки в ЕИС по состоянию на 26.05.2020
Скачать схему частичной приемки в ЕИС по состоянию на 26.05.2020
Скачать схему отказа от приемки в ЕИС по состоянию на 26.05.2020

Когда применять электронное актирование

Заказчики и поставщики наделены возможностью использования функционала Единой информационной системы при приемке товара с января этого года. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном письме налоговой службы и казначейства №14-00-06/27476, №АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Изначально предполагалось, что электронное актирование станет обязательным с 1 июля, но этого не произошло. Сейчас изменения в 44-ФЗ, которые предусматривают обязательное формирование акта о приемке посредствам функционала ЕИС, находятся на стадии проекта. В ближайшее время станет ясно, когда электронное актирование станет обязательным для заказчиков и поставщиков.

Задачи актирования

Реализация нового формата приемки призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электронное актирование решает ряд задач:

  • упрощение и ускорение согласования приемки;
  • обеспечение своевременности оплаты;
  • сокращение бумажного документооборота;
  • снижение риска технических ошибок;
  • обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
  • возможность сбора статистических данных;
  • оптимизация закупочного процесса;
  • повышение прозрачности системы закупок.

Основные положения

Возможность актирования поставщику предоставляет заказчик посредствам ЕИС и включения этого права в проект контракта. Обязательное условие для использования этого функционала — это добровольность, то есть согласие со стороны заказчика и поставщика.

Как выглядит схема документооборота:

Краткая инструкция, как прописать в контракте электронное актирование для заказчика:

  1. Войти в личный кабинет в ЕИС.
  2. Перейти на вкладку «Исполнение».
  3. Выбрать нужный контракт.
  4. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Инструкция для поставщика

Пошаговая инструкция, как реализовать электронное актирование при приемке исполнения по контракту для поставщика:

Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор.

Шаг 4. Нажать на кнопку «Создать первичный учетный документ». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 5. Утвердить акт с помощью цифровой подписи и направить его в госучреждение.

Шаг 6. Реализовать поставку.

Если заказчик отказывается принимать товар

При отказе госучреждения в приемке товара, у поставщика есть два пути решения вопроса:

  1. Исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
  2. Обжаловать действия госкомпании.

В случае, когда товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте акт со статусом «Товары (работы, услуги, права) приняты с расхождениями (претензией)», который поступил от заказчика.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика.

Шаг 3. Направьте корректировку заказчику на утверждение.

Шаг 4. Реализуйте поставку.

Инструкция для заказчика

Рассказываем, как работать с функционалом электронного актирования заказчику в пошаговой инструкции по электронному актированию в ЕИС для заказчиков по 44-ФЗ:

Шаг 1. Провести приемку товара.

Шаг 2. Оформить результаты приемки в бумажном виде.

Шаг 3. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 4. Выбрать в перечне документов об исполнении договора тот, которому присвоен статус «Ожидает подтверждения получения», и подтвердить факт его получения. Для этого направьте извещение поставщику.

Шаг 5. Открыть акт и проверить информацию, которая в нем указана. Если данные, которые указал поставщик, соответствуют фактической поставке и условиям договора, заполните форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 6. Приложить скан бумажного акта, который сформирован во время фактической приемки товара.

Шаг 7. Утвердить документ электронной цифровой подписью и направить его поставщику.

Шаг 8. Оплатить товар.

Шаг 9. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.

Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика согласно положениям законопроекта об оптимизации закупок — не позднее двадцати рабочих дней.

Если товар не соответствует условиям контракта

Функционал единой информационной системы позволяет сформировать отказ в приемке товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:

  1. Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта.
  2. Приложить к электронному документу скан бумажного варианта отказа, который содержит обоснование этого решение и подписи членной приемочной комиссии.
  3. Утвердить эти документы ЭЦП и направить поставщику.

В случае, когда товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.

Возможные проблемы электронного актирования

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

  1. Не отображаются всплывающие окна.
  2. Личный кабинет не загружается.
  3. Отсутствует функция формирования документов в электронной форме.
  4. Система не дает заказчику подписать электронный документ.
  5. Некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку.
  6. Контроль выдает ошибку там, где ее нет.
  7. Документы, которые заказчик добавляет к документу, препятствуют прохождению контроля.
  8. Уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

  • грамотно и своевременно решить вопрос;
  • собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.

Учитывайте, что проблемы при заполнении электронных документов возникают и при:

1. Некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки.

2. Отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке.

3. Отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.

ВАЖНО!
Технически норма об обязательном электронном актировании применима только к контрактам, которые заключены не ранее 01.01.2020 г.

Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, которые доступны для ознакомления.

Проблема? Спросите эксперта!
Задать вопрос
Есть что сказать? Пишите, опубликуем!
Прислать статью
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Пишите в комментариях. Или заходите на форум!
Обсудить на форуме
Почтовая рассылка
Горячие новости Инструкции и образцы Мы никогда не передадим ваш e-mail кому-либо