Как госзаказчику проверить расчеты с поставщиком: пошаговая инструкция

Как госзаказчику проверить взаиморасчеты с поставщиками:

  • определите предмет проверки;
  • подготовьте документы для выверки;
  • направьте бумаги контрагенту;
  • составьте акт о результатах сверки взаимных расчетов;
  • расхождения отразите в учете.

Зачем проверять

Контроль над взаиморасчетами с поставщиками и подрядчиками — это ключевая обязанность бухгалтера по расчетам. Сверять показатели требуется систематически, а не только перед составлением годовой бухгалтерской отчетностью.

Сверки с контрагентами позволят:

  • исключить ошибки в бухгалтерском учете;
  • не допустить просрочек, неустоек, штрафов и пеней по контрактам;
  • исключить просроченную дебиторскую и кредиторскую задолженность;
  • проверить полноту исполнения обязательств, принятых поставщиками и подрядчиками;
  • исключить нецелевое использование бюджетных и целевых средств.

Заказчикам по государственным и муниципальным контрактам рекомендуется проводить систематические сверки взаиморасчетов с исполнителями. Это позволит контролировать процесс исполнения госзаказа, полноту и правильность оплаты этапов выполнения работ или поставок. К тому же контроль над расчетами позволит исключить возникновение задолженности по контракту. А это основание для взыскания штрафных санкций с заказчика (пени и неустойки за задержку платежей по контракту).

Что проверять

Предметом проверки являются взаиморасчеты с контрагентами. Контрагенты — это поставщики, подрядчики, то есть все экономические субъекты, которые выступают в роли исполнителей по государственным и муниципальным контрактам.

Взаиморасчеты — это операции в рамках одной сделки, договора, контракта. Например, перечисление аванса, поставка товара, выполнение работы, оказание услуги, окончательный расчет, перечисление оплаты, оплата путем взаимозачета и так далее. Все эти операции и подлежат проверке. По сути, заказчик и исполнитель проверяет, правильно ли все эти операции приняты и отражены в учете каждой стороны сделки.

Контролю подлежат:

  • предмет, сроки действия и условия договора или контракта;
  • размер задолженности (дебиторской или кредиторской);
  • даты осуществления операций (начисление задолженности, перечисление аванса или оплаты);
  • денежное выражение операций (размер платежа, стоимость поставки и т.д.);
  • бухгалтерские операции (обороты по дебету-кредиту счетов по каждой операции);
  • итоговое сальдо (величина и вид задолженности на дату проведения проверки).

Инвентаризацию расчетов с поставщиками проводите в разрезе данных аналитического учета. То есть сверку делайте в рамках одного договора с контрагентом. Например, если с одним поставщиком заключено несколько договоров, то сверка осуществляется по каждому контракту. Объединять расчеты не допускается.

Какие документы проверять

Для достоверной сверки взаиморасчетов между заказчиком и исполнителем по государственному и муниципальному контракту необходимо проверить следующие документы:

Наименование документа

Что проверять

Контракт

Договор, соглашение или контракт — это ключевой документ, который определяет условия сделки. Необходимо уточнить следующие позиции контракта:

  • стоимость договора;
  • объем и цену за единицу;
  • этапы выполнения условий контракта;
  • порядок и способы расчета;
  • сроки действия;
  • сроки исполнения договоренностей;
  • целевое назначение;
  • размер пеней, штрафов и неустоек за неисполнение контракта.

Счета

Даты и суммы счетов на перечисление аванса в рамках договора или госконтракта. Счета подлежат рассмотрению только в том случае, если по условиям контракта предусмотрена авансовая система оплаты

Счета-фактуры

Принятые от исполнителя счета-фактуры проверяйте по следующим позициям:

  • дата выставления счета-фактуры в пределах сроков действия;
  • реквизиты сторон полностью соответствуют данным госконтракта;
  • сумма в счете-фактуре подтверждена документально, и не противоречит условиям договора;
  • объем и цены, наименование товара, работ и услуг не должны отличаться от предмета контракта;
  • налоги, акцизы и пошлины, рассчитанные согласно нормам НК РФ и действующего российского законодательства;
  • итоговые значения, арифметические расчеты.

Обратите внимание на существенные ошибки в счетах-фактурах, при наличии которых документ нельзя принять к учету. Это неточности и описки, которые не позволяют идентифицировать заказчика и исполнителя, информацию о товаре/работе/услуге, его стоимости и размере налога

Накладные и акты

Сверьте позиции накладных на поставку товара или актов об оказанных услугах или выполненных работах. Все значения должны соответствовать данным счета-фактуры. Расхождения не допускаются.

Обратите внимание, что счет-фактура может быть оформлена на основании нескольких актов или накладных. Например, если контракт предусматривает поэтапное исполнение работ или частичные отгрузки товаров

Справки о стоимости работ по контракту

Документ обязателен для оплаты строительно-монтажных работ. Справка о стоимости работ оформляется по форме КС-3. Проверьте сумму в документе, расхождений с актами и счетами-фактурами не допускается.

Обратите внимание, если госконтракт финансируется из разных источников, то справка может быть оформлена отдельно по каждому источнику. Например, если капитальный ремонт детского сада финансируется за счет средств источников федерального, регионального и местного уровней

Платежные документы

В состав платежной документации относятся, кассовые и фискальные чеки, приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения или заявки на кассовый расход. Не зависимо от вида документа, проверьте:

  • реквизиты плательщика и получателя;
  • суммы платежа;
  • назначение оплаты (аванс, окончательный ил промежуточный расчет);
  • реквизиты счета, счета-фактуры, договора или контракта;
  • дата перечисления (для определения размера неустойки и пени, если есть просрочка);
  • коды бюджетной классификации, КВР и КОСГУ — актуально для бюджетников.

Выписки о состоянии лицевого счета

Проверять выписки о движении денежных средств по расчетным счетам заказчика — обязательная процедура. Выверка позволит определить правильность оплаты.

Например, если в платежном поручении допущена ошибка, и деньги не поступили на расчетный счет исполнителя. В таком случае контрагент вправе требовать неустойку по контракту (если сроки оплаты нарушены). Бюджетникам важно контролировать не только реквизиты получателя, но и коды бюджетной классификации, КВР, КОСГУ, реквизиты кодов целевых субсидий, номера бюджетных обязательств. Любые ошибки при расчетах — это основание для признания оплаты нецелевым расходом

Письма, претензии, деловая переписка или иные документы в рамках сделки с контрагентом

Проверке подлежат любые документы, которые связаны с исполнением заключенного контракта. Например, контрагент уведомил заказчика об изменении платежных реквизитов

Как проверять

Порядок проведения проверки расчетов с контрагентами общий, независимо от того, какая из сторон инициировала инвентаризацию взаиморасчетов. Потребовать сверить величину задолженности на определенную дату вправе не только заказчик, но и исполнитель, например чтобы подтвердить размер просроченной кредиторской задолженности для предъявления неустойки.

Как организовать и провести сверку в бюджетной организации:

Подготовительный этап

Руководителю учреждения необходимо выполнить следующие действия:

  1. Назначить комиссию, которая будут осуществлять сверку взаиморасчетов. Это необходимо сделать, если в учреждении такая комиссия отсутствует.
  2. Определить предмет и сроки проверки в специальном распоряжении. Предмет инвентаризации сверки расчетов допускается указать в приказе о назначении комиссии.

Проверка данных

Бухгалтеру по расчету с контрагентами следует выполнить действия:

  1. Подготовьте документы для проверки согласно приказу.
  2. Сверьте позиции документов и данные бухгалтерского учета.
  3. Выявленные ошибки и недочеты исправьте, согласно правилам ведения бухучета (ПБУ и ФСБУ).

Оформление результатов

Подготовьте акт сверки взаиморасчетов с контрагентом. Специального бланка не предусмотрено. Документ составьте в произвольном виде. Образец приведен ниже. Документ следует заверить у руководителя

Сверка с контрагентом

Направьте акт сверки взаиморасчетов контрагенту, например, заказным письмом или вручите лично представителю исполнителя. Разрешается отправить акт сверки по электронной почте или по факсу

Исправление ошибок (при наличии)

Получите подписанный акт сверки от контрагента. При наличии расхождений проверьте данных бухгалтерского учета. Ошибки исправьте. Иные расхождения необходимо устранить путем переговоров с поставщиком/подрядчиком

Как оформить сверку

Унифицированного бланка для оформления сверки взаиморасчетов с контрагентами не предусмотрено. Организация самостоятельно разрабатывает бланк и утверждает его в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Документ подписывает руководитель либо иное уполномоченное лицо по доверенности. Подпись главного бухгалтера не обязательна, но повышает доверие к содержанию акта. Печать на бланке ставится только при наличии.

Что делать, если нашлись расхождения или несоответствия

Порядок исправления расхождений зависит от того, кто допустил ошибку:

  1. Если ошибка в данных контрагента — то недочет исправляет он. Бухгалтер поставщика или подрядчика вносит исправления в данные бухучета.
  2. Если недочет найден в учете заказчика, то придется внести исправления бухгалтеру заказчика.

Правила исправления определяются по содержанию ошибки. Например, бухгалтер не оприходовал первичные документы (накладные, акты) от контрагента. Необходимо внести запись по первичному документу в бухучет.

Ошибка в платежке

Допустим, в учреждении заключено несколько договоров с одним поставщиком. Бухгалтер допустил ошибку в платежном поручении и указал не тот договор в назначении платежа. В итоге образовалась переплата по одному договору и задолженность по другому. В таком случае необходимо провести сверку по обоим договорам с поставщиком, выявить ошибку и исправить ее. Для этого бухгалтеру достаточно подготовить письмо, в котором указать содержание ошибки и верные реквизиты. Только после этого разрешается внести правки в бухучет. Письмо составляют в произвольном виде.

Рекомендуем и после исправления составить новый акт сверки взаиморасчетов по обоим договорам. В сверке учтите правки по ошибкам в платежном поручении. Такой акт будет подтверждением, что ошибка исправлена.

Проблема? Спросите эксперта!
Задать вопрос
Есть что сказать? Пишите, опубликуем!
Прислать статью
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Пишите в комментариях. Или заходите на форум!
Обсудить на форуме
Почтовая рассылка
Горячие новости Инструкции и образцы Мы никогда не передадим ваш e-mail кому-либо