Как составить регламент осуществления закупок по 44-ФЗ

Регламент осуществления закупок — это документ, регулирующий порядок проведения госзаказа на предприятии. Его разрабатывают и для 44-ФЗ, и для Федерального закона №223, и для коммерческой деятельности.

Скачать образец регламента осуществления закупок по 44-ФЗ малого объема по п. 4, 5 ч. 1 ст. 93
Скачать образец регламента закупок по 223-ФЗ и 44-ФЗ в части взаимодействия структурных подразделений
Скачать образец регламентирующего документа для торговой площадки РТС-тендер
Скачать форму регламента планирования закупок в организации из КонсультантПлюс
Скачать образец регламента по закупкам ТМЦ на предприятии в части взаимодействия подразделений с административно-хозяйственным отделом
Скачать форму регламента закупочной деятельности организации из КонсультантПлюс

Как составить по нормам 44-ФЗ

Формировать положение о закупках по 44-ФЗ необязательно. Закупочная деятельность заказчиков в рамках Федеральной контрактной системы на внешнем уровне регулируется 44-ФЗ и подзаконными нормативами, а на внутреннем — регламентом осуществления закупок.

В таком локальном акте устанавливают правила проведения торгов, порядок координации структурных подразделений, определяют функции контрактного управляющего или закупочного отдела. Некоторые заказчики разрабатывают специальное положение о контрактной службе на основе типового положения и называют его регламентом (приказ Минэкономразвития №631 от 29.10.2013).

Подробнее: «Разрабатываем положение о контрактной службе по новым правилам».

Чтобы документ начал действовать, потребуется издать специальный приказ.

В регламенте по 44-ФЗ определяют:

  • порядок госзаказа отдельных товарных групп;
  • процесс госзакупок на предприятии в целом;
  • участников закупочного процесса и уровень их взаимодействия;
  • формат подачи и обработки заявок на проведение закупок;
  • правила заключения контрактов с единственным поставщиком и др.

Помимо работы конкретных заказчиков, такой акт регулирует работу торговых площадок и агрегаторов торговли. Вот пример регламента для корпоративных закупок на РТС.

Подробнее: «Обзор электронной торговой площадки РТС-тендер: что нового в 2020 году».

А это образцы регламентов закупок в компании, работающей с закупками малого объема на портале поставщиков департамента г. Москвы по конкурентной политике (п. 4, 5, 28 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ).

Подробнее: «Обзор портала поставщиков Москвы».

Как подготовить по 223-ФЗ

Для заказчика по 223-ФЗ основным документом является положение о закупках В положении определяется все: от порядка осуществления торгов по закону №223 до состава договорного отдела и перечня участников закупочной деятельности предприятия. Регламент составляют как дополнительный регулирующий документ. Он не заменяет положение о закупке, а при необходимости дополняет его.

Порядок составления регламента по 223-ФЗ аналогичен акту в рамках Федеральной контрактной системы. Некоторые заказчики формируют совместный регламент и по ФКС, и по закону о заказах отдельными видами юридических лиц.

Вот образец регламента заказчика по 44-ФЗ и 223-ФЗ: акт, регулирующий взаимодействие подразделений для организации закупок товаров, работ и услуг ФГБОУ ВО УГМУ Минздрава России.

Как сделать регламент закупок для коммерческих компаний

Коммерческие компании регламентируют внутренние закупки. Они описывают порядок и частоту подачи заявок на канцтовары, хозяйственные принадлежности, питьевую воду и другие ТМЦ. Некоторые организации фокусируются в регламенте на ведении договорной работы, а другие — исключительно на заявках, их обработке и реализации.

Вот образец регламента закупок канцелярских товаров и хозяйственных принадлежностей коммерческого предприятия:

Канцелярские товары, хозяйственные принадлежности для всей компании приобретаются один раз в месяц на основание полученных заявок от структурных подразделений.

Заявка от структурного подразделения подается один раз в месяц до 12.00 25-го числа текущего месяца. Заявки, поданные после указанного времени, выполняются после исполнения своевременно полученных заявок и в случае наличия средств в запланированном ежемесячном бюджете.

Заявка по установленной форме (Приложение № ) присылается на электронную почту [email protected]___.ru, а в дальнейшем создается в программе Jira.

Исполнение заявок на приобретение канцелярии и хозтоваров, полученных от структурных подразделений, осуществляется в срок до 5-го числа следующего месяца после подачи заявки.

Заявка подается от лица руководителя структурного подразделения или лица, которому руководством подразделения делегированы права подачи заявки.

Заявку могут исполнить частично, в зависимости от количества работающих сотрудников в данном структурном подразделение, оценки надобности приобретения товара, общей суммы выделенных бюджетных средств.

Решения о частичном исполнении заявки принимается административным директором.

Питьевая вода для отдельных структурных подразделений компании приобретается с периодичностью один раз в неделю по мере необходимости.

Заявка на приобретение питьевой воды формируется до 12.00 за 2 дня до желаемой даты поставки.

Заявка исполняется в течение двух дней после дня подачи заявки.

Заявка в простой форме присылается на электронную почту [email protected]___.ru, в заявке указывают:

  • адрес доставки;
  • Ф.И.О. контактного лица;
  • количество бутылей с водой.

Порядок подачи заявок на приобретение прочих товаров, услуг осуществляется в простой форме.

К заявке прикладывают документы:

  • месячный бюджет структурного подразделения, в котором указан размер средств, выделенных для приобретения товаров/услуг;
  • при отсутствие утвержденного месячного бюджета на расходы к заявке прикладывается служебная записка с одобряющими визами руководства компании.

При отсутствие данных согласований заявка не рассматривается.

После получения заявки офис-менеджер производит выбор поставщика товара/услуги, согласовывает выбор с административным директором, получает счет на оплату и передает в финансовую службу для оплаты.

Срок исполнения такого вида заявок до передачи счета на оплату в финансовую службу – 24 часа.

Конечное исполнение данного типа заявок происходит после оплаты.

Исполненной является любая заявка, по которой произошло приобретение товара, услуги, а первичные документы переданы в бухгалтерию.

Канцелярские/хозяйственные товары

Питьевая вода

Прочие товары (услуги)

Срок подачи

12.00 25-го числа текущего месяца

12.00 за день до дня поставки

Ежедневно

Срок исполнения

До 5-го числа последующего месяца

В течение двух дней с момента подачи заявки

24 часа до передачи финансового документа в оплату

При подаче заявки на изготовление визиток для сотрудника в ней указывается:

  • структурное подразделение;
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • должность;
  • контактный телефон/телефоны;
  • электронный адрес;
  • язык, на котором изготовляется визитка (при необходимости).

Если сотрудник, подающий заявку на изготовление визиток, не занимает руководящей должности, заявка должна содержать одобрение непосредственного руководителя.

Заявка на изготовление визиток имеет по умолчанию приоритет «Средний». Заявка подлежит исполнению и передачи финансового документа в течение 24 часов с момента получения.

В случае подачи заявки на организацию нового рабочего места или перемещения рабочего места из одного кабинета в другой, в заявке указываются номера кабинетов.

Такого рода заявки имеют приоритет «Низкий», т. е. заявка подается заявителем не менее чем за 72 часа до необходимого времени исполнения заявки.

В случаях возникновения инцидента (аварийной ситуации) заявка принимается по любому возможному каналу коммуникаций с обязательным дублированием звонком на ресепшен компании, дежурному сотруднику АХО или административному директору.

Инцидентам присваивается приоритет «Критический», при выборе мер для устранения аварий сначала используются все имеющиеся внутренние ресурсы компании, в случаях, если внутренние ресурсы отсутствуют или их недостаточно, привлекаются внешние ресурсы. Решение о привлечении внешних ресурсов согласовывается с административным директором.

В случаях, если промедление в устранении аварии влечет большие материальные затраты для компании в будущем периоде, административный директор вправе привлечь внешние ресурсы даже в случае отсутствия плановых или резервных бюджетов с обязательным оповещение руководства компании об инциденте и ресурсах, привлеченных на устранение инцидента.

Проблема? Спросите эксперта!
Задать вопрос
Есть что сказать? Пишите, опубликуем!
Прислать статью
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Пишите в комментариях. Или заходите на форум!
Обсудить на форуме
Почтовая рассылка
Горячие новости Инструкции и образцы Мы никогда не передадим ваш e-mail кому-либо