Приказ об ответственном за ЭЦП: пошаговая инструкция

Приказ о порядке использования ЭЦП — это распоряжение о наделении сотрудников правом подписания документов электронной цифровой подписью. Руководитель назначает ответственных лиц и закрепляет для них такую возможность в локальном акте.

Скачать образец приказа на ЭЦП по 44-ФЗ (пустой)
Скачать образец приказа о наделении правом использования электронной подписи с полномочиями «Руководитель организации» (пустой)
Скачать приказ о порядке использования ЭЦП в ГБУЗ
Скачать приказ о наделении правом ЭЦП для казначейства
Скачать образец приказа на получение ЭЦП (пустой)

Зачем передавать права подписи

Основным (первым) правом подписи в любой организации обладает руководитель. Но директор не всегда находится на рабочем месте и подписывает необходимую документацию. При необходимости, руководство делегирует полномочия и передает разрешение на подпись ответственным сотрудникам.

Многие организации уже давно используют электронную цифровую подпись. Более того, есть документы, требующие немедленного подписания. К таким регистрам относится и закупочная документация, которую подписывают исключительно ЭЦП. Правом электронного подписания документов госзаказа руководитель наделяет непосредственных исполнителей — главного бухгалтера (бухгалтера), контрактного управляющего, специалиста по закупкам.

Организации-заказчики используют ЭП в таких информационных системах:

  • в ППО СУФД;
  • в ЕИС;
  • в Государственной интегрированной информационной системе по управлению общественными финансами и в программе «Электронный бюджет»;
  • на официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях bus.gov.ru;
  • в ИАС ФК (аналитическая система казначейства) и др.
ВАЖНО!
С 01.01.2020 заказчики формируют и подписывают в ЕИС не только закупочную документацию (извещение, проект контракта, техническое задание), но и все исполнительные регистры. Функциональные возможности Единой информационной системы позволяют создавать и визировать электронные документы о поставке и приемке товаров, работ и услуг. Заранее пропишите такое условие в госконтракте.

Как это оформить

Возможность подписи от имени руководителя обычно оформляется доверенностью. Такая форма подходит для разовых операций. Доверенность действует строго ограниченный период времени.

Теперь разберемся, нужен ли приказ на ЭЦП — не всегда. Если любые значимые действия в организации оформляются распоряжениями руководства, то передача прав подписи невозможна без составления специального приказа. Руководитель обязан официально разрешить ответственным сотрудникам подписывать ЭЦП все закупочные документы организации.

Распоряжение готовят и для наделения правом подписи, и для получения сертификата ключа ЭЦП. В первую очередь оформляют приказ об использовании ЭЦП от имени руководителя организации. Следующим готовят распорядительный документ о наделении правами подписи для казначейства. Электронную подпись получают только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Государственные и муниципальные заказчики обращаются за ЭЦП в территориальные отделы Федерального казначейства (ТОФК).

Для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (63-ФЗ от 06.04.2011). Квалифицированная ЭЦП означает, что зашифрованные сведения изменить нельзя. С 01.07.2018 года все электронные документы подписывают только усиленной квалифицированной ЭП.

ВАЖНО!
Если необходимо отозвать электронную подпись (закончился срок, изменились реквизиты, поменялся пользователь), подайте заявление через онлайн-сервис Федерального казначейства. Оформлять отдельный приказ об отзыве ЭЦП не требуется. Оформите обращение в ТОФК и укажите причину отказа от подписи. После проверки заявления казначеи отзовут ЭЦП автоматически.

Кто оформляет

Распоряжение о наделении правом ЭП готовят как заказчики, так и поставщики. Распорядительный акт составляет ответственный сотрудник от имени руководителя учреждения.

Заказчики передают приказ в ТОФК. Поставщики предоставляют акт специалистам удостоверяющего центра, в котором оформляется сертификат. Такие удостоверяющие центры находятся в том числе и в отделах Федерального казначейства.

Что пишут в приказе

В распоряжении необходимо подробно расписать порядок наделения ответственных лиц полномочиями на ЭП. Унифицированной формы указа нет — все примеры и образцы носят рекомендательный характер. Но есть требование об обязательной информации, которую надлежит указать в акте.

Чтобы не возникло проблем в ТОФК или УЦ при сдаче документов на получение электронной подписи, пропишите следующие сведения:

  • полное и краткое (при наличии) наименование организации по уставным документам;
  • основные реквизиты акта (номер, дата);
  • количество лиц, наделяемых полномочиями по электронному подписанию документов, их ФИО (полностью), должности и зоны функциональной ответственности.

Если вы составляете распоряжение о передаче полномочий в случае замены основного сотрудника, укажите минимум двух ответственных работников.

Распорядительный акт на передачу полномочий по подписанию электронных документов носит название «О наделении правом подписи». В сам приказ обязательно включите фразу «Наделить правом ЭЦП сотрудников».

Образцы

Вот примерный образец приказа о назначении ответственного за ЭЦП для заказчика:

ГБУЗ «Госпиталь № 1»

П Р И К А З

г. Санкт-Петербург №155

О наделении сотрудников ГБУЗ «Госпиталь №1» правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи

В целях обеспечения работы в информационной системе «Наименование информационной системы», приказываю:

  1. Наделить правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи следующих сотрудников ГБУЗ «Госпиталь №1»:

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Должность

1

Иванов Иван Иванович

Заместитель руководителя

2

Петров Петр Петрович

Главный бухгалтер

  1. Возложить на П.П. Петрова ответственность за техническое обеспечение работы с компонентами информационной системы «Наименование информационной системы», настройку автоматизированных рабочих мест пользователей «Наименование организации», с которых осуществляется доступ к компонентам «Наименование информационной системы», установку и настройку пользователям специализированных средств криптографической защиты информации и средств электронной подписи и выполнение требований по обеспечению информационной безопасности при осуществлении доступа к компонентам «Наименование информационной системы».
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на И.И. Иванова.

Руководитель В.В. Васильев

А так выглядит образец приказа на ЭЦП в казначейство (для любой информационной системы):

Проблема? Спросите эксперта!
Задать вопрос
Есть что сказать? Пишите, опубликуем!
Прислать статью
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Пишите в комментариях. Или заходите на форум!
Обсудить на форуме
Почтовая рассылка
Горячие новости Инструкции и образцы Мы никогда не передадим ваш e-mail кому-либо