Сколько нужно хранить документы о закупках с 2020 года

Срок хранения документации по 44-ФЗ — это от 3 до 5 лет, в зависимости от типа документа. В течение этого времени уничтожать бумаги нельзя. С 18.02.2020 действуют новые правила.

ВАЖНО!
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документации! Утверждены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Как хранить документы

Закупочная документация заказчика хранится как в электронном, так и в бумажном виде. Срок хранения всех документов по закупкам устанавливается не в 44-ФЗ. В законе о контрактной системе прописаны правила только для бумажных процедур. В частности:

  • конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
  • документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).

Минимальный срок хранения документов по закупкам по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их.

Порядок сохранности документальных материалов прописан в следующих нормативно-правовых актах:

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  2. Приказ Министерства культуры № 1964 от 17.12.2019.
  3. Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.

В пунктах 217-233 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 указано, сколько хранится документация по закупкам 44 ФЗ — минимум 3 года. Объект и объем заказа не влияют на периодичность содержания регистров.

Таблица сроков хранения

В таблице разделили длительность по типам документов.

Вид регистра Период сохранности, лет
Срок хранения контрактов по 44 ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) 5 (после исполнения)
Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений 3 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся)
Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) Постоянно
План-график 3
Все журналы регистрации 3
Реестры контрактов Постоянно
Отчеты по контрактам Постоянно
Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта До ликвидации организации-заказчика

Как установить сроки хранения

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и сроки хранения документов в архиве по 44 ФЗ. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

ВАЖНО!
Период, в течение которого надлежит хранить регистры госзаказа, не меньше установленного в 44-ФЗ.

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).

Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Приказ о хранении документов

Проблема? Спросите эксперта!
Задать вопрос
Есть что сказать? Пишите, опубликуем!
Прислать статью
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Пишите в комментариях. Или заходите на форум!
Обсудить на форуме
Почтовая рассылка
Горячие новости Инструкции и образцы Мы никогда не передадим ваш e-mail кому-либо