Пошаговая инструкция: электронное актирование в ЕИС с изменениями 2022 года

Когда применяют электронное актирование

В Федеральной контрактной системе разъясняется, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ — да, электронное актирование в Единой информационной системе обязательно при исполнении контрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Даже если заказчик проводил закрытые торги в электронном виде, он обязан организовать электроприемку.

В Федеральной контрактной системе описаны случаи, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС при закупках товаров, работ и услуг у единственного поставщика:

• если проводите закупку до 3 000 000 рублей на ЭТП (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ). Торги на ЭТП — это электронные закупки, а для них обязательно электроактирование;
• если электропроцедура не состоялась, и заказчик заключает контракт с единственным поставщиком (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). Такое соглашение заключают на условиях, указанных в извещении. А в каждом проекте контракта и извещении в ЕИС, которые публикуются в ЕИС, указывается требование об электроактировании — оно переносится в госконтракт с единственным поставщиком (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 44-ФЗ);
• по решению правительства или высшего исполнительного органа в регионе (ч. 1, 2, 5 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Но это правило действует только до 31.12.2022.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать приемку по 44-ФЗ без ошибок и нарушений.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

В каждый госконтракт надо включить условие об электроактировании. Пример, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС в проекте контракта:

Но есть случаи, когда документы приемки не публикуются в ЕИС:

• когда закупаются товары, работы и услуги у единственного поставщика по п. 2, 3, 4, 6, 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
• когда заказчиками выступают правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ);
• когда при проведении закупок учитывают особенности неразмещения информации в ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Как работать поставщикам

Приведем пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС для поставщиков, подрядчиков и исполнителей госконтрактов.

Шаг 1. Поставщик формирует электронный документ о приемке в Единой информационной системе. Его надо сделать в срок, прописанный в госконтракте. В документ включают ряд обязательных сведений (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ):

• о заказчике;
• о поставщике;
• о закупке (ИКЗ);
• о результатах исполнения госконтракта: наименование товаров, работ, услуг, страна происхождения, количественные и стоимостные показатели.

К приемочным регистрам прикладывают документы, которые являются их неотъемлемой частью (если они есть). Но если информация в приложениях противоречит электродокументу приемки, приоритет отдают электронным актам (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Вот видеоинструкция об особенностях работы с электронным актированием из-за разницы форматов закрывающих документов ФНС и ЕИС.

Шаг 2. Поставщик подписывает электродокумент своей электронной подписью и отправляет его заказчику. Документы подписывают только уполномоченные лица, которым назначено такое полномочие администратором организации в Единой информационной системе. Администратором обычно назначается руководитель компании.

Если не знаете, как настроить права для подписания электродокументов, посмотрите пользовательскую инструкцию. Перейдите в раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Руководства пользователей» — «Руководство по регистрации» — «Регистрация организаций и пользователей».

Шаг 3. Если после обработки документов заказчиком нужна корректировка, поставщик вносит все необходимые исправления. Приемочные электродокументы исправляют в ЕИС (ч. 14 ст. 93 44-ФЗ). Поставщики вносят коррективы и подписывают регистр, затем направляют его заказчику для согласования.

Приемочные регистры исправляют двумя способами (письмо Федерального казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):

1. Если ошибки несущественные, то вносят правки. Исправить несущественные условия разрешают и до, и после подписания электродокумента.
2. Если ошибки значительные и меняются существенные условия контракта, то формируют корректировочный документ. То есть если меняется стоимость или количество товара, просто исправить акт не получится. Понадобится корректировочный документ приемки: его формируют, если есть официальный документ-основание. И в таких случаях требуется дополнительное соглашение об изменении существенных условий госконтракта.

Как заказчику принять электродокумент

А теперь — инструкция для заказчика по электронной приемке в ЕИС с 01.01.2022.

После того как контрагент подпишет электродокумент, оператор направляет его заказчику. Файл доставят в течение одного часа с момента размещения в Единой информационной системе. Дата поступления — дата размещения в ЕИС (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Ответственный сотрудник переходит в личный кабинет для электронной приемки в ЕИС и начинает проверять электродокумент.

Рассмотреть, подписать и опубликовать акт в системе надо в срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления.

Если приемкой занимается комиссия, то порядок такой (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):

1. Члены комиссии подписывают электродокумент или формируют мотивированный отказ от подписания. Если в комиссии участвуют только работники заказчика, они подписывают акты только усиленными электронными подписями. Если в комиссию привлекли сторонних специалистов, подписание производится без ЭП.
2. Заказчик подписывает приемочный электродокумент и публикует его в ЕИС. Если комиссия подписывала бумажный регистр, его сканируют и прикладывают к публикуемому акту.

Все это надо сделать в течение 20 дней после получения электродокумента. Как только акт подпишут и опубликуют, он автоматически отправится поставщику. Дата приемки — дата размещения в ЕИС приемочного документа, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Если заказчик отказывается принимать товар

Выделяют:

• полную приемку — когда заказчик принимает все товары, работы и услуги, которые получил от поставщика;
• частичную приемку — когда принимают только часть товара, а от другой отказываются из-за выявленных несоответствий;
• отказ от приемки — когда заказчик полностью отказывается от поставки из-за нарушений условий госконтракта.

В ч. 13 ст. 94 44-ФЗ указано, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС, — подписать акт или отказаться от подписания, разместив в системе мотивированный отказ и указав его причины (п. 4 ч. 13 ст. 94). В приемке отказывают, если выявили недостатки товаров, работ, услуг или несоответствия характеристикам и условиям, прописанным в контракте.

Допускается только мотивированный отказ (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). К примеру, если поставили товар в меньшем количестве и в другом ассортименте (п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468 ГК РФ). Бланк отказа не унифицирован, составьте его в произвольном виде.

Заказчик оформляет отказ только в письменной форме. Его подписывают члены комиссии (если она создавалась для приемки) и руководитель заказчика. В электродокументе, который создают для мотивировочного отказа в ЕИС, отражают:

• реквизиты госконтракта;
• характеристики товаров, работ, услуг, комплектность и количество непринятой продукции, другие существенные причины для отказа;
• факт проведения экспертизы;
• наличие претензий, нарушений и недостатков при приемке;
• сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
• возможность и сроки для исправления нарушений.

Электронный отказ направляют в срок, который прописан в контракте для приемки, но не позднее 20 рабочих дней. Поставщик вправе устранить нарушения и отправить приемочный акт повторно (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Дальше стороны действуют так:

1. Если исполнитель устранил все замечания, заказчик принимает товар, работу или услугу и подписывает регистры электронного актирования.
2. Если нарушения не устранены, заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке. Но только если такая возможность прописана в госконтракте (ч. 9 ст. 95 44-ФЗ).

Какие проблемы возникают при электроактировании

Электроприемку постепенно вводили для федеральных организаций, но теперь электронная приемка и электронное актирование в ЕИС (с 01.01.2022) обязательна для всех. Но пользователи уже сформировали перечень основных проблем, которые возникают при работе с электродокументами. Вот они:

• не загружается личный кабинет;
• система блокирует подписание актов;
• не отображается ИНН контрагента и в результате не заполняется нужная вкладка;
• сопроводительные документы, которые прикрепил пользователь, препятствуют подписанию акта и прохождению контроля;
• в результате контроля отражаются ошибки, которых фактически нет.

Кроме того, стали появляться сложности с добавлением ТРУ на вкладке «Товары, работы, услуги». После нажатия кнопки «Добавить» не отображается выбор позиций, которые перечислены в госконтракте. Обычно такая проблема возникает, если в информации о контракте установлен признак «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги».

Поскольку функция электроактирования в ЕИС появилась сравнительно недавно, не все процессы по формированию, подписанию и отправке приемочной документации отработаны на практике. Если возникли проблемы при электроактировании, пошагово проверьте документ на корректность показателей. Если все заполнили правильно, и все сведения соответствуют условиям госконтракта, обратитесь в техническую поддержку Единой информационной системы.

• Задорожнева Александра
  2022-08-23 12:58:58
  Удалить документ о приемке или корректировочный документ можно, но только если они находятся в статусе «Проект» и их еще не опубликовали. Для этого нужно вызвать контекстное меню документа правой кнопкой мыши и выбрать действие «Удалить». Если документы опубликованы, удалить их не получится: акты заверили электронными подписями, а это юридически значимое действие.