Как используют ЭДО в закупках в 2020 году

Электронный документооборот в сфере закупок — это обмен сведениями и документами, которые необходимы для обеспечения госзаказа в цифровом формате.

Что дает ЭДО в закупках

Обмен данными в электронном виде позволяет поставщику:

  1. Сократить время на подготовку и доставку документов.
  2. Уйти от бумажной волокиты.
  3. Уменьшить вероятность ошибок при заполнении форм.
  4. Наглядно видеть процесс прохождения проверки.
  5. Ускорить процесс оплаты по контракту.

Система ЭДО по 44-ФЗ для заказчика:

  1. Упрощает процесс документооборота при проведении закупки.
  2. Ускоряет процесс прохождения всех этапов исполнения контракта.
  3. Обеспечивает идентичность сведений в документах, которые формируются на разных этапах одной процедуры.
  4. Уменьшает вероятность ошибки благодаря автозаполнению и системе проверок.
  5. Обеспечивает понятность закупочной процедуры для контрагентов, чем уменьшает число спорных ситуаций и жалоб на действия заказчика.
  6. Позволяет получить корректные данные для формирования отчетности.

Виды ЭДО

Цифровой формат обмена данными для обеспечения закупочного процесса предлагают:

  1. Единая информационная система.
  2. Торговые площадки.

Реализация госзаказа посредством электронной процедуры подразумевает электронный документооборот в тендерах: цифровой формат подачи заявок на участие, определения победителя, оглашения итогов и заключения контракта. Вместе с тем ЕИС и торговые площадки предлагают дополнительные возможности:

  1. ЕИС в январе этого года сделала доступным новую функцию — электронное актирование, которое обеспечивает документооборот между заказчиком и поставщиком на этапе закрытия контракта. ФНС и казначейство в совместных письмах №14-00-06/27476, №АС-4-15/26126 от 18.12.2019 разъяснили, что документы, которые сформированы с помощью этой опции, равнозначны бумажным.
  2. Торговые площадки предлагают поставщикам подключение к системе ЭДО, которая позволяет оперативно получать бухгалтерскую отчетность и наглядно видеть, как проводятся расчеты за услуги площадок.

Как подключить ЭДО заказчику

Для получения доступа к электронному актированию, которое предлагает ЕИС, заказчику необходимо сделать несколько шагов.

Шаг 1. Зайти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Открыть раздел «Исполнение».

Шаг 3. Найти в перечне договор.

Шаг 4. Применить к документу опцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Подробнее: «Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция».

Как подготовиться к внедрению электронного документооборота

Эксперты КонсультантПлюс составили инструкции на примере Российского государственного гуманитарного университета.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ.

Как подключить ЭДО поставщику

Поставщику для использования электронного документооборота при приемке по 44-ФЗ в 2020 году нужно:

  1. Зайти в личный кабинет ЕИС.
  2. Дополнить права доступа пунктами, которые дают возможность просматривать контракты, создавать закрывающие документы и подписывать их.
ВАЖНО!
Поставщик использует функцию актирования, только если эта опция предусмотрена заказчиком при реализации конкретного контракта.

Для подключения к сервисам цифрового документооборота, которые предлагают торговые площадки, поставщику необходимо выполнить несколько действий.

Шаг 1. Выбрать оператора, который проведет подключение. В большинстве случаев перечень рекомендованных компаний размещен на сайте площадки.

Шаг 2. Оформить заявку на подключение сервиса на сайте оператора.

Шаг 3. Оплатить счет за подключение.

Шаг 4. Настроить ПК в соответствии с рекомендациями оператора.

Шаг 5. Авторизоваться в системе ЭДО Тендер с применением ЭЦП.

ВАЖНО!
Обязательный атрибут ЭДО — печать ЭЦП, которую оформляют в удостоверяющем центре. Подробнее: «Список удостоверяющих центров электронной подписи».

Как планируют использовать ЭДО в закупках

Планируется расширение возможностей ЭДО-закупок для заказчиков и поставщиков. ФАС предлагает:

  • подачу жалоб с помощью ЕИС;
  • автоматическую рассылку об их рассмотрении;
  • дистанционное рассмотрение обращений;
  • автоматическое направление сведений о включении компании в РНП;
  • ведение переписки между заказчиком и поставщиком (в том числе в формате претензий) непосредственно в ЕИС.
Проблема? Спросите эксперта!
Задать вопрос
Есть что сказать? Пишите, опубликуем!
Прислать статью
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Пишите в комментариях. Или заходите на форум!
Обсудить на форуме
Почтовая рассылка
Горячие новости Инструкции и образцы Мы никогда не передадим ваш e-mail кому-либо